POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Le Collectif Hifens inc.
Dernière mise à jour : le 9 juin 2025
La présente Politique de confidentialité décrit de manière détaillée les engagements et pratiques de Le Collectif Hifens en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de protection des renseignements personnels. Cette politique s’applique à l’ensemble des utilisateurs de notre site Web et de nos services. Nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles, et nos pratiques sont conformes aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), ainsi qu’aux autres lois applicables.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le Collectif Hifens a désigné une Responsable de la protection des renseignements personnels qui veille au respect de la présente Politique et des lois applicables. Madame Cheryl Coello, Vice-présidente des opérations, est la responsable qui est également chargée de traiter toute demande ou question relative à vos droits d’accès, de rectification, ou de retrait de consentement. Vous pouvez communiquer avec notre responsable par courriel à l’adresse suivante : data.privacy@hifens.ca

2. Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins déterminées dans la présente politique. Ces renseignements peuvent être collectés directement auprès de vous, automatiquement lors de votre utilisation du site Web, ou encore par des partenaires techniques.
Parmi les renseignements que nous pouvons collecter figurent notamment vos nom, prénom, adresse courriel, expérience professionnelle et linguistique, données de navigation sur le site (pages consultées, clics, historique de lecture, date et heure de connexion), adresse IP, système d’exploitation, et données associées à vos interactions avec nos contenus (ouverture de courriels, liens UTM, source d’abonnement). Les renseignements supplémentaires que vous nous transmettez volontairement, tels que des demandes de renseignements ou des commentaires, peuvent également être enregistrés.

3. Moyens de collecte et technologies utilisées

Les renseignements personnels sont collectés principalement par l’intermédiaire des formulaires d’inscription ou de la navigation sur notre site Web. Des outils automatisés comme les fichiers témoins (cookies), pixels espions, et balises de suivi peuvent être utilisés afin d’analyser l’utilisation que vous faites de notre site et d’en optimiser le contenu.
Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Les cookies permettent à un site de se souvenir de vos actions et préférences sur une période donnée afin que vous n’ayez pas à les saisir à nouveau chaque fois que vous revenez sur le site ou naviguez d’une page à une autre.
Les cookies utilisés peuvent servir à assurer la fonctionnalité du site, à enregistrer vos préférences de navigation, à produire des statistiques sur la fréquentation et l’engagement, ou encore à personnaliser nos communications marketing. Vous avez la possibilité de désactiver les cookies via les paramètres de votre navigateur, mais certaines fonctionnalités du site pourraient ne pas fonctionner correctement dans ce cas.

4. Finalités de la collecte

Les renseignements personnels recueillis par Le Collectif Hifens sont utilisés uniquement aux fins suivantes : permettre l’inscription à nos services, assurer le traitement de votre offre, vous transmettre des opportunités intéressantes, vous faire parvenir des communications relatives à nos activités, procéder à l’analyse statistique de l’utilisation du site, assurer la sécurité de notre site Web, détecter toute activité frauduleuse ou malveillante, répondre à vos questions ou demandes d’assistance, et respecter nos obligations légales.
Nous ne procédons à aucun traitement ultérieur de vos données incompatible avec les finalités initiales sauf consentement exprès ou exigence légale.

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons, ne louons, ni ne échangeons vos renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales. Toutefois, nous pouvons partager ces données avec certains partenaires et fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire à la prestation des services. Ces tiers comprennent notamment les services d’hébergement, les outils d’analyse et de marketing, ainsi que tout autre sous-traitant ou client lié par contrat à des engagements stricts en matière de confidentialité.
Dans certains cas, vos renseignements peuvent être hébergés ou traités à l’extérieur du Québec. Avant tout transfert, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est effectuée afin de s’assurer que vos renseignements bénéficieront d’une protection adéquate conforme aux normes québécoises.
Des renseignements peuvent également être transmis aux autorités compétentes lorsque requis par la loi, par ordonnance d’un tribunal, ou pour protéger nos droits en cas de litige ou d’enquête.

6. Vos droits en matière de renseignements personnels

Conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), vous disposez de plusieurs droits importants quant au traitement de vos renseignements personnels. Vous avez notamment le droit d’être informé des finalités précises pour lesquelles vos données sont collectées, ainsi que du type de renseignements concernés.
Vous avez le droit de demander l’accès à l’ensemble des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous nous engageons à vous transmettre ces renseignements dans un format compréhensible, dans un délai raisonnable, conformément aux dispositions légales.
Vous avez également le droit de demander la rectification de toute information inexacte, incomplète ou équivoque, ainsi que de faire compléter toute information insuffisante.
Vous pouvez également exercer votre droit à l’effacement de vos renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, lorsque vous retirez votre consentement, ou lorsque leur conservation n’est plus justifiée en vertu de la loi. Ce droit peut toutefois être limité dans certains cas, notamment lorsque les renseignements doivent être conservés pour des raisons légales ou contractuelles.
Vous avez le droit de retirer, à tout moment, votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels lorsque ce consentement est requis. Ce retrait pourrait toutefois limiter votre accès à certains services lorsque le traitement des données est essentiel à leur prestation.
Un droit à la portabilité vous permet également de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre fournisseur de services, lorsque cela est techniquement possible.
Enfin, vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement, notamment ceux à des fins de marketing direct ou de profilage, sauf s’ils sont nécessaires à la fourniture du service demandé ou requis par la loi.
Pour exercer ces droits, toute demande doit être adressée par écrit à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées à l’article 1 de cette Politique. Un accusé de réception vous sera envoyé, et nous répondrons à votre demande dans un délai maximal de trente (30) jours, sauf disposition contraire de la loi. Si une demande est refusée, une justification claire vous sera communiquée.

7. Conservation et destruction des renseignements

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour nous conformer à des obligations légales ou réglementaires. Une fois la durée de conservation expirée, vos données sont détruites de manière sécurisée ou anonymisées afin de rendre leur identification impossible.
Des politiques internes précisent les périodes de conservation applicables selon la nature des renseignements et les obligations réglementaires pertinentes. Des registres de destruction sont également tenus à jour.

8. Sécurité des renseignements personnels

Le Collectif Hifens applique des mesures de sécurité physiques, administratives et technologiques rigoureuses pour protéger les renseignements personnels sous sa garde. Ces mesures incluent le chiffrement, la restriction des accès aux renseignements, la journalisation des activités, l’audit périodique de sécurité, l’utilisation de mots de passe robustes et la formation continue du personnel.

9. Gestion des incidents et atteintes à la vie privée

Lorsqu’un incident impliquant la confidentialité des renseignements est détecté, nous procédons immédiatement à une analyse de l’incident, à la mise en œuvre des mesures correctrices nécessaires, et à la documentation complète de l’événement. Si le risque de préjudice est jugé sérieux, les personnes touchées seront avisées sans délai, incluant des recommandations pour limiter les conséquences. Un rapport est transmis à la Commission d’accès à l’information si requis.

10. Limitation de responsabilité

Malgré les mesures rigoureuses mises en place, aucun système informatique n’est à l’abri d’un risque résiduel. Par conséquent, Le Collectif Hifens ne pourra être tenu responsable d’une faille de sécurité ou d’un incident entraînant la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée de vos renseignements personnels si cette situation résulte d’un acte de tiers malveillant, d’un cas fortuit ou de toute circonstance hors de notre contrôle raisonnable. Cela inclut notamment les actes de piratage, les pannes de service externes, ou les erreurs humaines commises sans négligence grossière.

11. Modifications à la présente politique

Le Collectif Hifens se réserve le droit de modifier cette Politique de confidentialité à tout moment afin de refléter les changements technologiques, légaux ou organisationnels. Toute modification substantielle sera communiquée clairement aux utilisateurs concernés, soit par courriel, soit par un avis publié sur notre site. La version en vigueur est celle disponible sur notre site Web avec sa date de mise à jour.

12. Questions, demandes ou plaintes

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité, l’exercice de vos droits, ou si vous croyez que vos renseignements personnels ont été traités de manière non conforme, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à data.privacy@hifens.ca
Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
Nous vous remercions de la confiance que vous accordez à Le Collectif Hifens pour la gestion de vos renseignements personnels et nous engageons à les traiter avec le plus grand soin et le respect rigoureux de la législation applicable.